Вся інформація про закупівлю доступна у вільному доступі в мережі Інтернет на офіційному веб-порталі закупівель prozorro.gov.ua, де можна завантажити відповідне оголошення та проаналізувати тендерну документацію. У випадку, якщо замовник вноситиме зміни до тендерної документації, у системі все-одно залишаються всі попередні редакції документів – їх також можна завантажити та переглянути.
Крім того, відкритими є всі документи, які постачальники додають до своїх пропозицій на торги, а також фінальна ціна переможця та укладений з ним договір, а також зміни до нього. А завдяки сервісу 007 ( //www.007.org.ua/) можна знайти всі платежі, які проходили через органи державного казначейства між певним замовником та постачальником.
І. Хто купує (хто зобов’язаний проводити тендери)
Покупець/Клієнт в публічних закупівлях України, які регулюються окремим однойменним законом «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), називається «Замовник».
Усіх замовників умовно можна розділити на 3 групи:
- «традиційні замовники-бюджетники», що напряму фінансуються з державного або місцевого бюджетів – органи державної влади, органи місцевого самоврядування, а також юридичні особи-бюджетні установи, що фінансуються з державного або місцевих бюджетів (заклади охорони здоров’я, освіти, науки, культури тощо). До цієї ж групи відносяться Національний банк України, фонди державного соціального страхування, Пенсійний фонд України, Фонд гарантування вкладів населення.
- «монополісти» – суб’єкти господарювання (переважно державної або комунальної власності), які займають переважно монопольне становище у чітко перерахованих у Законі (пункт 4 статті 1) суспільно важливих видах діяльності (комунальні послуги, електропостачання, аеропорти і морські порти, залізничний і міський електротранспорт та деякі інші).
- «підприємства» – державні або комунальні підприємства та їх об’єднання як юридичні особи, які забезпечують потреби держави або територіальної громади, якщо така діяльність не здійснюється на промисловій чи комерційній основі за наявності однієї з таких ознак:
- юридична особа є розпорядником, одержувачем бюджетних коштів;
- органи державної влади чи органи місцевого самоврядування або інші замовники володіють більшістю голосів у вищому органі управління юридичної особи;
- у статутному капіталі юридичної особи державна або комунальна частка акцій (часток, паїв) перевищує 50 відсотків.
ІІ. Хто може брати участь у торгах
Потенційний продавець або бізнес-партнер держави згідно Закону називається «Учасник процедури закупівлі» – фізична особа, у тому числі фізична особа – підприємець або юридична особа (резидент або нерезидент), яка подала тендерну пропозицію або взяла участь у переговорах у разі застосування переговорної процедури закупівлі.
В Україні дозволено брати участь у процедурі закупівлі практично всім бажаючим, які мають статус фізичної або юридичної особи. Важливо наголосити, що стосовно фізичної особи немає вимог про те, що така особа повинна бути зареєстрована приватним підприємцем, тобто це може бути будь-яка фізична особа (громадянин України, іноземний громадянин, особа без громадянства з правом легального перебування на території України). Натомість в частині юридичної особи важливо наголосити, що дочірні підприємства/компанії та/або філії без статусу юридичної особи не можуть від свого імені брати участь у процедурах закупівлі, а можуть це робити лише від імені «материнської» юридичної особи. Таке саме обмеження існує щодо об’єднань (консорціумів) юридичних осіб без створення нової юридичної особи.
З 1 серпня 2016 року всі процедури закупівель всіх замовників в Україні відбуваються виключно через електронну систему закупівель Prozorro ( prozorro.gov.ua). Для того, аби розпочати роботу в системі ProZorro, необхідно у ній зареєструватись.
На самому сайті немає блоку реєстрації. Якщо Ви бажаєте працювати в системі у якості спостерігача (переглядати тендери, документи, спостерігати за аукціонами, то Ви можете робити це без реєстрації. Щоб зареєструватись в системі, як постачальник, необхідно на сторінці перейти у вкладку “Бізнесу”, де містяться назви, логотипи та посилання на електронні майданчики, які надають доступ до системи – власне реєстрація в системі для участі у торгах відбувається на будь-якому із цих обраних постачальником майданчиків.
Участь постачальника в публічних торгах в Україні є платною – плата стягується не за реєстрацію, а саме за подання тендерних пропозицій, тобто лише у разі реальної участі у конкретних торгах. Тарифи для постачальників встановлюються Кабінетом міністрів України (Постанова №166 від 24 лютого 2016 року, пункт 4).
За подання постачальником тендерної пропозиції оператором авторизованого електронного майданчика з постачальника справляється плата у розмірі в залежності від вартості закупівлі, а саме:
У разі відміни торгів або визнання їх такими, що не відбулися – до моменту розкриття тендерних пропозицій, оператором авторизованого електронного майданчика повертається плата постачальнику.
ІІІ. Що купується
Те, що купується згідно з Законом, називається «предмет закупівлі» – товари, роботи чи послуги, що закуповуються Замовником у межах процедури закупівлі, щодо яких постачальникам дозволяється подавати тендерні пропозиції або пропозиції на переговорах (у разі застосування переговорної процедури закупівлі).
Значення категорій «товари», «послуги» і «роботи» розкриваються у статті 1 Закону і при цьому відправною точкою є саме визначення терміну «роботи», оскільки на відміну від понять «товари» і «послуги» поняття «роботи» досить докладно описані у Законі виключним переліком видів діяльності, які є роботами та які стосуються об’єктів і споруд виробничого і невиробничого призначення. Розмежування предметів закупівель на «товари/послуги» з одного боку і «роботи» з іншого боку важливе, оскільки для цих двох категорій існують різні вартісні межі застосування Закону та різні правила визначення предмета конкретної закупівлі (вони показані на малюнку нижче).
Отже, вартісний поріг при закупівлі товарів і послуг складає 200 тисяч гривень, а робіт – 1,5 мільйонів гривень.Для Замовників-підприємств з монополізованих, але суспільно важливих сфер (електроенергетика, комунальне господарство тощо – «особливі» Замовники) такі пороги при закупівлі складають:
- для товарів і послуг 1 мільйон гривень
- для робіт – 5 мільйонів гривень.
Крім цього, якщо вартість предмета закупівлі дорівнює або перевищує 50 тисяч гривень та є меншою від вказаних вище порогів – Замовник або проводить спрощений електронний аукціон через систему Prozorro (так звані «допорогові закупівлі»), або укладає прямий договір з обраним на свій розсуд постачальником з обов’язковим оприлюдненням звіту про такий договори в цій же системі електронних закупівель.
Згідно з існуючим Порядком, затвердженим Наказом Мінекономрозвитку від 17.03.2016 №454, з 1 січня 2017 року предмет закупівлі товарів і послуг визначається Замовником на основі Єдиного закупівельного словника (CPV).
Визначення предмета закупівлі робіт здійснюється Замовником за об’єктами будівництва та з урахуванням ДСТУ Б.Д.1.1-1:2013 “Правила визначення вартості будівництва”, прийнятих наказом Міністерства регіонального розвитку, будівництва та житлово-комунального господарства України від 05 липня 2013 року N293, а також галузевих будівельних норм ГБН Г.1-218-182:2011 “Ремонт автомобільних доріг загального користування. Види ремонтів та перелік робіт».
На сайті реалізовано пошук за ключовим словом, CPV-кодом, номером закупівлі, датою, Замовником, регіоном, статусом та типом процедури.
ІV. Як купується – процедури закупівлі
Для закупівель з вартістю меншою вищевказаних порогів – закупівля може здійснюватися через спрощений аукціон за правилами, встановленими окремим наказом ДП “Зовнішторгвидав України” №35 від 13.04.2016.
Для закупівель з вартістю вище зазначених порогів Закон визначає три процедури закупівель (2 конкурентні процедури – відкриті торги та конкурентний діалог, а також 1 не конкурентна – переговорна процедура).
Найпоширенішою і основною є процедура відкритих торгів.
Процедура відкритих торгів
це максимально прозора процедура, що дозволяє брати участь у торгах будь-якому постачальнику, який зацікався оголошенням і супровідною йому тендерною документацією на веб-порталі закупівель та подав свою пропозицію. Процедура відкритих торгів може бути застосована практично для будь-якого предмета закупівлі, крім тих ринок яких об’єктивно обмежений – через відсутність чи обмеженість конкуренції.
Основні відмінності у правилах проведення відкритих торгів і «допорогових закупівель» (добровільних аукціонів для договорів нижче порогів обов’язкового застосування Закону) Ви можете подивитись в таблиці за посиланням.
Конкурентний діалог
застосовують у разі, якщо Замовник не може точно визначити технічні та якісні характеристики товару, роботи, послуги і для цього йому потрібні переговори з ринком.
Конкурентний діалог є двоетапною конкурентною процедурою, яка передбачає проведення переговорів з постачальниками на першому етапі. Метою таких переговорів є підготовка оптимальних технічних, якісних та інших характеристик предмета закупівлі.
Найбільш оптимальною ця процедура є для закупівель, які носять складний, спеціалізований характер, зокрема будівельних робіт, комплексних послуг, виконання яких можливе з використанням різних технічних рішень.
Переговорна процедура – лише як виняток.
Найменш конкурентною процедурою є переговорна процедура закупівлі. Це процедура, відповідно до якої Замовник укладає договір про закупівлю з постачальником без торгів,але після проведення переговорів з одним або кількома постачальниками.
Для застосування переговорної процедури закупівлі Замовник повинен мати одну з підстав, визначених виключно у Законі (стаття 35). Детальніше про підстави для проведення переговорної процедури закупівлі та про етапи її проведення Ви можете прочитати в статті за посиланням .
Переговорна процедура є улюбленцем державного та громадського контролю.
Процес електронного аукціону
Модуль аукціону є загальнодоступним: будь-хто може відкрити посилання auction.openprocurement.org і в режимі реального часу спостерігати за ходом усіх аукціонів у системі ProZorro.
Фірми/підприємці-учасники аукціону отримують електронною поштою від свого майданчика (на якому постачальник зареєстрований) гіперпосилання на участь в аукціоні. При переході за цим посиланням можна побачити скільки часу залишилось до початку аукціону та взяти в ньому участь.
Коли починається аукціон система бере 5 хвилин перерви до початку раунду. В цей час можна побачити кількість учасників аукціону та їхні початкові ставки проте без назви постачальників. Відповідно цінові пропозиції є анонімними та чергуються від мінімальної до максимальної.
Аукціон проходить в 3 раунди. Першим змінює ціну постачальник з найвищою ціною. Він може зменшити свою пропозицію (не менше, ніж на крок, який був вказаний в оголошенні про проведення торгів) або залишити її без змін.
У кожного постачальника є 2 хвилини для того, щоб змінити пропозицію, потім черга переходить до наступного постачальника (йому також надається 2 хвилини для внесення змін). Потім система бере перерву 2 хвилини, почерговість пропозицій змінюється (від найбільшої до найменшої), і процес повторюється.
По завершенню третього раунду відображаються результати аукціону – у цей момент розкриваються назви компаній-постачальників та їх пропозиції на всіх раундах торгів.
Детальніше почитати про те, як проходить аукціон Ви можете в статті за посиланням.
Якщо окрім ціни використовуються інші вимірювані критерії (строк поставки, гарантійний період тощо) в аукціоні використовується так звана «приведена» ціна. Така ціна розраховується системою автоматично на основі формули і ваги заданих Замовником критеріїв (що встановлюється Замовником у кожному тендері, але завжди ціна не може важити менше 70%).
- Тендерна документація
Тендерна документація – документація щодо умов проведення публічних закупівель, що розробляється та затверджується Замовником і оприлюднюється для вільного доступу на веб-порталі Уповноваженого органу та авторизованих електронних майданчиках. Тендерна документація – це головне джерело інформації для потенційних постачальників у торгах про вимоги Замовника стосовно поставки товарів, виконання робіт або надання послуг.
Вимоги до змісту тендерної документації описані у статті 22 Закону, а певні вимоги до оформлення тендерної документації та її структури встановлені наказом Мінекономрозвитку від 13.04.2016 №680 «Про затвердження примірної тендерної документації».
Отже, поряд з інструкціями щодо підготовки та оформлення постачальниками своїх пропозицій вона містить такі ключові складові, як:
– технічні вимоги до предмета закупівлі;
– кваліфікаційні вимоги до потенційних постачальників разом з переліком документів на їх підтвердження;
– критерії і механізм оцінки поданих пропозицій;
– проект договору про закупівлю.
Слід зазначити, що зміст, обсяг, та рівень складності конкретної документації обумовлюються специфікою та складом предмету закупівлі.
Кваліфікаційні критерії та підстави відмови в участі у процедурі закупівлі
Тендерна документація повинна містити один або декілька кваліфікаційних критеріїв до постачальників відповідно до статті 16 та вимоги щодо участі, встановлені статтею 17 Закону.
Замовник не вимагає документального підтвердження інформації про відповідність вимогам статті 17 у разі, якщо така інформація міститься у відкритих єдиних державних реєстрах, доступ до яких є вільним.
Невідповідність постачальника кваліфікаційним критеріям статті 16 і вимогам статті 17 призводить до відхилення його тендерної пропозиції. Доцільно наголосити на тому, що встановлення кваліфікаційних критеріїв розглядається не як право, а як обов’язок Замовника, Закон не дозволяє Замовнику відмовитися взагалі від їх застосування. Однак Замовнику надається право самостійно обирати один або кілька з кваліфікаційних критеріїв, що наведені у переліку частини другої ст. 16 Закону:
- наявність обладнання та матеріально-технічної бази;
Закон не встановлює вимог щодо наявності саме власного обладнання, власних виробничих потужностей або власних споруд, будівель, приміщень.
- наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід;
- наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічного договору;
Визначення аналогічних договорів залежить від предмету закупівлі, тобто відправною ознакою аналогічності є саме однаковість або максимальна подібність за предметом закупівлі. Не можна вважати обґрунтованим встановлення аналогії з клієнтами, місцем поставки тощо. Слід наголосити, що документальне підтвердження, яке вимагається Замовником, має свідчити про фактичну наявність досвіду саме виконання аналогічного договору, а не про факт його укладення.
Підстави відмови в участі у процедурі закупівлі визначені в ст. 17 Закону – і таких є 11 підстав!!! (від спроби дати хабара до банкрутства і заборгованості по сплаті податків). З метою полегшення участі постачальника в торгах Закон передбачає так звану «посткваліфікацію» постачальників, що полягає у декларуванні ними на етапі подання пропозицій відсутності підстав для відхилення їх пропозицій через наявність підстав, передбачених статтею 17 Закону. А згодом підтвердні документи надає лише переможець торгів.
Технічні специфікації
Мабуть, найважливішою складовою частиною тендерної документації є інформація про необхідні технічні, якісні, функціональні та кількісні характеристики предмета закупівлі – технічна специфікація.
Технічні специфікації повинні відповідати принаймні двом основним вимогам:
– по-перше, надавати детальний опис товару, робіт або послуг, які необхідні Замовнику з чітким викладенням вимог до предмету закупівлі;
– по-друге, – не мати дискримінаційний характер.
Важливою вимогою при складанні технічної специфікації є те, що вона не повинна містити посилання на конкретні торговельну марку чи фірму, патент, конструкцію або тип предмета закупівлі, джерело його походження або виробника. У разі якщо таке посилання є об’єктивно необхідним, воно повинно бути обґрунтованим, а специфікація повинна містити фразу «або еквівалент».
Типові помилки/порушення тендерної документації:
- встановлення вимог, що обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації постачальників;
- відсутність або нечітке формулювання у тендерної документації обов’язкової інформації, передбаченої частиною другою ст. 22 Закону, зокрема проекту договору про закупівлю;
- розбіжність, неузгодженість окремих умов та положень тендерної документації, у тому числі суперечність, неузгодженість проекту договору про закупівлю з іншиим умовами і змістовними положенням тендерної документації;
- не зазначення вимог до складу і розрахунку ціни пропозиції, що унеможливлює порівняння цін;
- встановлення необґрунтованих критеріїв оцінки пропозицій, не пов’язаних з предметомзакупівлі
Цікаво, що Закон не містить визначення терміну «дискримінаційні вимоги», оскільки це у кожному конкретному випадку суттєво залежить від предмета закупівлі і відповідного ринку. Отже, встановлюючи вимоги до постачальників, Замовник має самостійно проаналізувати, яким чином та чи інша вимога вплине на конкурентне середовище при закупівлі конкретного предмету закупівлі, наскільки вона обґрунтована, які нормативно-правові акти її регулюють (наприклад, ліцензування або технічне регулювання) та ретельно вивчити ринок можливих постачальників, надавачів послуг, виконавців. Іноді важко розмежувати об’єктивно необхідні, з точки зору Замовника, вимоги до постачальників та вимоги, які можуть бути розцінені як такі, що містять дискримінаційні ознаки.
Разом з тим слід зауважити, що вимоги, які обмежують конкуренцію та призводять до дискримінації постачальників, найчастіше стосуються:
- кваліфікаційних критеріїв (зокрема, безпідставні вимоги щодо наявності власної виробничої бази, необґрунтованих вимог щодо кількісних показників чисельності власного персоналу, кількісних та вартісних показників щодо досвіду виконання аналогічних договорів);
- встановлення безпідставних, необґрунтованих вимог щодо надання постачальниками додаткових документів в складі пропозиції, що обмежує коло потенційних постачальників (зокрема, підтвердження наявності заявленого обсягу товару на складі постачальника, необґрунтовані вимоги щодо надання підтвердження статусу постачальника як виробника товарів, досвіду роботи саме з бюджетними організаціями тощо);
- дискримінаційне визначення технічних вимог до предмету закупівлі (зокрема, безпідставного зазначення в технічній специфікації детальних параметрів товару певного виробника, що унеможливлює поставку еквівалентного товару; посилання на технічні стандарти, які не використовуються в Україні або які не стосуються предмета закупівлі).
Детальніше про Тендерну документацію Ви можете прочитати в статті за посиланням.
- Тендерне і договірне забезпечення
Згідно з Законом (стаття 24) Замовник має право вимагати від усіх постачальників у складі тендерних пропозицій внесення тендерного забезпечення тендерної пропозиції, що надається лише у вигляді гарантії. Метою такого забезпечення є гарантування Замовнику прийнятного захисту від “несерйозних” постачальників.
Розмір тендерного забезпечення тендерної пропозиції становить ≤0,5% для робіт та ≤3,0% для товарів і послуг.
Види гарантії, у якій може бути подано забезпечення:
- банківська гарантія
- страхова гарантія
- гарантія фінансової установи.
Найбільш поширеною на практиці вважається вимога про надання забезпечення у формі банківської гарантії. Строк повернення забезпечення тендерної пропозиції становить 5 банківських днів.
Забезпечення пропозиції торгів не повертається Замовником у випадку:
- відкликання пропозиції торгів постачальником після закінчення строку її подання;
- непідписання постачальником, що став переможцем процедури торгів, договору про закупівлю
- ненадання переможцем процедури торгів у встановлений статтею 17 Закону строк документів, що підтверджують відсутність підстав, передбачених цією ж статтею 17 Закону;
- ненадання переможцем процедури торгів забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо надання такого забезпечення передбачено документацією торгів.
Замовник, як і у випадку забезпечення пропозиції, має право (тобто необов’язково) вимагати від постачальника-переможця внесення ним не пізніше дати укладення договору про закупівлю забезпечення виконання договору, якщо внесення такого забезпечення передбачене тендерною документацією.
На відміну від забезпечення пропозиції у Законі немає обмежень щодо форм і видів забезпечення виконання договору, які Замовник може визначити у тендерній документації та згодом у договорі.
Замовник повертає забезпечення виконання договору про закупівлю:
- після виконання постачальником-переможцем договору
- у разі визнання судом результатів процедури закупівлі або договору про закупівлю недійсними
- у випадках нікчемності договору, передбачених статтею 37
- згідно з умовами, зазначеними в договорі, але не пізніше ніж протягом п’яти банківських днів з дня настання зазначених обставин.
Розмір забезпечення виконання договору про закупівлю не може перевищувати 5 % вартості договору.
Детальніше про тендерне забезпечення Ви можете прочитати в статті за посиланням.
VIІ. Деякі поради для участі в публічних закупівлях
Рекомендується визначити не менше двох осіб для роботи у системі якщо заплановано участь у великій кількості закупівель. Це дозволить одному працівнику готувати і надсилати документи для участі у торгах, а інший же може займатися аналітикою (проводити аналіз попередніх закупівель, визначити, хто є конкурентами, за якими цінами вони виграють, у яких процедурах беруть участь) та розробляти стратегію участі у тендерах.
Вивчення партнерів. Дана рекомендація стосується і вдумливого вибору електронного торговельного майданчика (з урахуванням зручності інтерфейсу, доступних послуг тощо), та перевірки сумлінного виконання відповідними Замовниками всіх умов договорів, особливо оплат за тендерними договорами. Також варто проаналізувати, як часто і чому Замовник скасовує закупівлі вже після аукціону тощо.
Комунікації з Замовниками. Не варто соромитися задавати питання – усі питання/відповіді зберігаються в системі та є доступними для всіх користувачів системи для перегляду у будь-який час.
Питання постачальників є анонімними до закінчення аукціону та лише у вигляді тексту (додаткові файли не можуть підвантажуватися). Натомість Замовник відповідає на всі питання у системі та за потреби завантажує додаткові файли (наприклад додаткову технічну інформацію, фото).
Не варто відкладати подання пропозиції до останнього моменту. Система налаштована таким чином, що якщо ціни пропозицій постачальників збігаються, то останнім право ходу в аукціоні матиме той, хто найраніше подав пропозицію.
Найнижча ціна — запорука виграшного положення. Аукціон побудований на такій логіці, що сстанній хід кожного раунду робить той постачальник, який подав пропозицію з найнижчою ціною. При цьому, система приймає або залишення без змін або пониження попередньої ціни на суму кроку аукціону, визначеного Замовником.
Для того, щоб реально змагатися в аукціоні, переконайтесь у вашому вході саме як постачальника, а не спостерігача.
Перевірити час початку аукціону. Варто забезпечити стабільний доступ до мережі Інтернет на час аукціону (зараз також можливо брати участь в аукціоні через смартфони).
Не панікувати, якщо конкурент ставить нереально низьку ціну. Це не повинно зумовлювати негайну втечу з аукціону, оскільки досить ймовірно, що під час розгляду пропозиції такого «демпінг-постачальника» Замовник може відхилити його пропозицію як таку, що не відповідає умовам закупівлі. Тоді Замовник розглядатиме наступну кращу за ціною пропозицію і це може бути саме ваша пропозиція.
Формат здійснення господарської діяльності фізичною особою залежить від виду та частоти такої діяльності та регулюється насамперед податковим законодавством. Тобто, якщо фізична особа продає одноразово власне житло, немає законодавчої вимоги такій особі реєструватися як приватний підприємець. Натомість, якщо фізична особа постійно надає певні послуги (правові, аудиторські, прибирання, оренди приміщень тощо), згідно податкового законодавства така особа повинна зареєструватися як приватний підприємець. Контроль за правомірністю ведення господарської діяльності фізичних осіб здійснюють податкові органи.
Прийнята в ЄС і відтепер застосована в Україні система класифікації предметів закупівель називається Єдиним закупівельним словником, який складається з основного словника, що містить набори цифрових кодів і назв товарів, робіт і послуг, а також з допоміжного словника для більш точного опису предмета договору.